Verslaggevingsprincipes

We geven in ons verslag een toelichting op onderwerpen die wij van materieel belang achten en waarvan onze stakeholders hebben aangegeven dat zij ze relevant vinden. In 2017 hebben wij opnieuw onze materiële thema’s bepaald aan de hand van een online survey welke door interne en externe stakeholders is ingevuld.

We hebben een aantal stappen doorlopen in het materialiteitsproces:

Stap 1: Actualiseren van relevante onderwerpen
In 2017 heeft een actualisatie van de materiële onderwerpen plaatsgevonden. Als eerste stap is een lijst (‘longlist’) van 169 onderwerpen opgesteld bestaande uit verschillende thema’s die mogelijk relevant zijn voor Gasunie. Om deze lijst terug te brengen tot een shortlist, is de lijst gescand tegen externe relevante frameworks zoals de GRI Standards, SASB en ISO 26000, interne documenten en strategiestukken en de jaarverslagen van peers. Na deze toetsing is een handzame short list tot stand gekomen met de meest prominente onderwerpen.

Stap 2: Bepalen rapportage prioriteit
De prioritering van de shortlist onderwerpen hebben we bepaald aan de hand van een online survey waaraan 34 externe stakeholders vanuit diverse stakeholdergroepen hebben deelgenomen. Intern is de survey ingevuld door de volledige Raad van Bestuur en drie aanvullende sleutelpersonen in de organisatie. De interne en externe scores zijn in de analyse even zwaar meegewogen.

Stap 3: Opstellen materialiteitsmatrix
Op basis van deze prioritering is de materialiteitsmatrix tot stand gekomen en opgenomen in het hoofdstuk Onze belangrijkste thema’s”. De 6 onderwerpen met de hoogste score worden in dit jaarverslag behandeld als materiële onderwerpen. Deze onderwerpen vormen de basis van dit geïntegreerde jaarverslag. De nieuwe materialiteitsmatrix is voorgelegd aan en goedgekeurd door de CFO en lid van de Raad van Bestuur.

Verslaggevingsbeleid

Bij dit verslag hebben we zoveel mogelijk de Transparantiebenchmark-criteria van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat gevolgd. Daarnaast is het verslag opgesteld in overeenstemming met de GRI Standards, toepassingsniveau Core en hanteren we de principes van Integrated Reporting van de International Integrated Reporting Council. Onze ambitie is om ten aanzien van de Transparantiebenchmark in de kopgroep te blijven.

Om verdere non-financiële verslaggeving te stimuleren heeft de EU in 2014 de EU-richtlijn op niet-financiële verslaggeving (EU NFRD – 2014/95/EU) gepubliceerd. Deze richtlijn is in de Nederlandse wetgeving verankerd in twee losse regelgevingen: bekendmaking niet-financiële informatie en bekendmaking diversiteitsbeleid. De eerstgenoemde bekendmaking vraagt organisaties groter dan 500 medewerkers en van openbaar belang inzicht te geven in hoe zij in hun eigen bedrijfsvoering en waardeketen omgaan met milieu-, sociale en personeelsaangelegenheden, eerbiediging van mensenrechten en bestrijding van corruptie en omkoping. Daarbij moet worden ingegaan op beleid, resultaten, voornaamste risico’s en beheersmaatregelen, en niet-financiële KPI’s ten aanzien van deze gebieden. De tweede bekendmaking vraagt om toelichting ten aanzien van het diversiteitsbeleid voor de Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen.

Uit de onderstaande tabel blijkt hoe wij aan beide genoemde bekendmakingen voldoen.

Thema

Materieel onderwerp Gasunie

Verwijzing

Milieu

Energietransitie
Footprintreductie

  • Het gevoerde beleid: Strategie – MVO-speerpunten en meerjarenplan
  • De resultaten van het gevoerde beleid: Resultaten Energietransitie, Resultaten milieu
  • De voornaamste risico’s en beheersing van deze risico’s; Ons risicoprofiel, Connectiviteitsmatrix
  • Essentiële niet-financiële prestatie-indicatoren: Connectiviteitsmatrix

Sociale- en personeelsaangelegenheden

Veiligheid
Medewerkers

  • Het gevoerde beleid: Strategie – MVO-speerpunten en meerjarenplan; Medewerkers, Resultaten Veiligheid
  • De resultaten van het gevoerde beleid: Medewerkers, Resultaten Veiligheid, Bijlagen
  • De voornaamste risico’s en beheersing van deze risico’s; Ons risicoprofiel, Connectiviteitsmatrix
  • Essentiële niet-financiële prestatie-indicatoren; Connectiviteitsmatrix

Eerbiediging van mensenrechten

Maatschappelijk verantwoord inkopen

  • Het gevoerde beleid: Bijlage 3 Product & Leveranciersinformatie
  • De resultaten van het gevoerde beleid: Bijlage 3 Product & Leveranciersinformatie
  • De voornaamste risico’s en beheersing van deze risico’s: Op dit moment heeft Gasunie nog geen inzicht in de specifieke risico’s ten aanzien van mensenrechten.
  • Essentiële niet-financiële prestatie-indicatoren: Op dit moment hanteert Gasunie nog geen specifieke KPI op het gebied van mensenrechten.

Bestrijding van omkoping en corruptie

Medewerkers
Corporate Governance

  • Het gevoerde beleid: Medewerkers (paragraaf Gedragscode); Bijlage 3 Product & Leveranciersinformatie
  • De resultaten van het gevoerde beleid: Resultaten Energietransitie, Resultaten milieu
  • De voornaamste risico’s en beheersing van deze risico’s; Ons risicoprofiel
  • Essentiële niet-financiële prestatie-indicatoren: Medewerkers (paragraaf Gedragscode, paragraaf Melden van misstanden), KPI: Aantal gevallen van omkoping en corruptie, meldingen van een ‘vermoeden van een misstand”

Diversiteit Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen

Corporate Governance

  • Het gevoerde beleid: Bijlage 5 - Diversiteit
  • Doelstellingen en resultaten: Bijlage 5 - Diversiteit

We rapporteren over de meest relevante prestatie-indicatoren (KPIs) die voortvloeien uit onze strategie. Daaronder vallen indicatoren op het gebied van financiën, gezondheid, veiligheid en milieu, zoals zichtbaar in de Connectiviteitsmatrix en in het hoofdstuk Managementaanpak van onze materiële thema’s.

Transparantie

We willen transparant zijn over onze doelen en de weg daar naartoe. In ons jaarverslag vertellen we daarom over onze activiteiten en resultaten, waarbij we niet alleen toelichten wat er goed ging, maar ook vertellen wat er minder goed ging en wat we eraan doen om dit te verbeteren. We meten onze transparantie op basis van onze score in de Transparantiebenchmark. In 2016 hebben we onze doelstellingen voor de komende jaren vastgesteld, waarbij we onze positie ten opzichte van Staatsdeelnemingen hebben aangescherpt. We streven ernaar circa 185 punten te behalen en minimaal binnen de top 30 van het totale deelnemersveld te eindigen.

Ambitie Transparantiebenchmark

Totaalscore

 

Subcategorie Energie, olie & gas

Staatsdeelnemingen (33)

Verslagjaar 2015

Top 30 (circa 185 punten)

Top 3

Top 10

Verslagjaar 2016

Top 30 (circa 185 punten)

Top 3

Top 8

Verslagjaar 2017

Top 30 (circa 185 punten)

Top 3

Top 8

Verslagjaar 2018

Top 30 (circa 185 punten)

Top 3

Top 8

Onze totaalscore voor het 2016 Jaarverslag bedroeg 194 punten, waarmee de doelstelling van 185 punten is gehaald.

In december 2017 is bekend gemaakt dat de opzet van de Transparantiebenchmark verandert vanaf 2018. De frequentie van de benchmark gaat van jaarlijks naar tweejaarlijks. De eerstvolgende editie is in 2019 en ziet terug op de verslagen van 2018. Aanpak en uitvoering blijven hetzelfde. Wel komen er in 2018 geactualiseerde criteria, met meer aandacht voor ketentransparantie en de Sustainable Development Goals. Voor het jaarverslag 2017 zal, door het ontbreken van de officiële benchmarkresultaten, een vergelijking met andere deelnemende bedrijven niet mogelijk zijn.

Ons jaarverslag komt elk jaar uit. Dit verslag betreft verslagjaar 2017, dat loopt van 1 januari 2017 tot en met 31 december 2017. Relevante ontwikkelingen in 2018 die plaatsvinden voor het uitkomen van het verslag worden hierin ook vermeld.

Reikwijdte & afbakening
Met de materialiteitsanalyse selecteren we onderwerpen die relevant zijn voor onze stakeholders, en waarop wij als bedrijf impact hebben. Dit bepaalde mede de reikwijdte van dit verslag.
We rapporteren in dit verslag over Gasunie in Nederland, Gasunie in Duitsland, GTS, GGS en deelnemingen zoals BBL Company, waarin Gasunie een meerderheidsdeelname van 60% heeft ten aanzien van de kapitaalverschaffing. De gegevens van deze bedrijfsonderdelen zijn in de totale cijfers en resultaten meegenomen, voor zover beschikbaar.

Ten aanzien van onderwerpen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu worden in Nederland en Duitsland niet dezelfde gegevens bijgehouden, wat soms wordt veroorzaakt door verschillen in wetgeving. Daar waar mogelijk zijn de gegevens uit Nederland en Duitsland gecombineerd weergegeven. Als dit niet mogelijk was, dan zijn de gegevens separaat gepresenteerd. Deelnemingen waarin we een minderheidsdeelname hebben ten aanzien van de kapitaalverschaffing, zijn buiten beschouwing gelaten. Dochterondernemingen GTS en GGS hebben een eigen jaarverslag, waarin uitgebreider over hun specifieke resultaten wordt gerapporteerd.

We rapporteren over onze rol als aardgastransporteur en aanbieder van aanverwante diensten en als eigenaar en operator van het landelijke gastransportnet, alsook relevante interne en externe ontwikkelingen die op onze organisatie van invloed zijn. Daarnaast hebben we in dit verslag onderwerpen opgenomen die van belang zijn in onze waardeketen, maar waarop we niet rechtstreeks invloed hebben, zoals aardbevingen en veranderende gassamenstelling Veiligheid is een van onze belangrijkste prioriteiten, daarom hebben we in dit verslag ook in beperkte mate de veiligheidsprestaties van onze aannemers opgenomen.

Andere gegevens, zoals van toeleveranciers, hebben we buiten beschouwing gelaten. Gegevens over acquisities en desinvesteringen worden conform wettelijke verplichten meegenomen in het verslag over het jaar waarin deze hebben plaatsgevonden.

Proces van dataverzameling

Bij het proces van dataverzameling worden zowel interne als externe bronnen geraadpleegd, waaronder handboeken, managementinformatiesystemen en gegevens van derden. Bij het verkrijgen van de niet-financiële gegevens voor dit verslag worden de afdelingen betrokken die eindverantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de speerpunten van ons beleid. Dat betreft globaal de afdelingen Veiligheid, Financiën, Personeelszaken, Communicatie en Public Affairs, zowel in Nederland als in Duitsland. Zij leveren gegevens aan die door onze financial control afdeling worden geverifieerd als onderdeel van de interne controlewerkzaamheden.

Meet- en registratiesystemen

Het meten en registreren van de milieugegevens van Gasunie in Nederland vindt in hoofdlijnen als volgt plaats:

  • De energie- en waterverbruik gegevens zijn ontleend aan opgaven van de energie- en waterleveranciers van onze grootste locaties. De gegevens van de overige locaties zijn geschat aan de hand van normverbruik en/of ontleend aan rekeningen van derden;
  • Emissies worden grotendeels geregistreerd met behulp van het computersysteem Olympus. Dit registratiesysteem is ontwikkeld voor het vastleggen van compressorgegevens. Op basis van het continu gemeten brandstofverbruik van de machines worden de CO2-, CH4- en NOX-emissies berekend. Elke machine heeft zijn eigen emissiekarakteristiek die in Olympus is vastgelegd. Op deze registratie is een handmatige correctie gedaan voor het starten en stoppen van de compressoren;
  • Sluipende emissies zijn verkregen uit recente metingen volgens de EPA21 methode en historisch onderzoek naar de emissies op bepaalde type locaties;
  • De HFK-emissies worden berekend op basis van de hoeveelheidsregistratie (in kg) die in de logboeken op de desbetreffende locaties wordt bijgehouden;
  • Alle milieuafwijkingen worden per oorzaak geregistreerd in databasesysteem Accident. De gerapporteerde gegevens zijn hieraan ontleend;
  • Opgaven van grondstoffen zijn gebaseerd op inkoopgegevens, met uitzondering van het verbruik van odorant; dit laatste wordt berekend;
  • Opgaven van stikstof zijn gebaseerd op inkoopgegevens en op eigen registratie van locaties Ommen en Kootstertille.
  • Data ten aanzien van onze veiligheids KPIs komt ons rapportagesysteem Accident.
  • Algemene HR data (zoals FTE) wordt verkregen uit SAP.

De milieugegevens van Gasunie in Duitsland zijn op verschillende manieren verzameld: door directe metingen (elektriciteit, waterconsumptie en emissies), indirecte metingen (berekeningen van onder meer CO2- en NOx-emissies van brandstofgas) en registratie (afval van een externe dienstverlener). Alle gegevens zijn opgenomen in onze milieu-database. Deze database is de bron van alle vormen van milieurapportage, inclusief de emissiehandel die jaarlijks wordt gecontroleerd en gecertificeerd door een onafhankelijke derde (controle en certificering geldt alleen voor het onderdeel emissiehandel). Alhoewel we zorgvuldig omgaan met onze meet- en registratiesystemen, erkennen we dat onderdelen van de informatie onderworpen zijn aan een element van onzekerheid, dat inherent is aan beperkingen bij meetplaats en berekeningstermijnen.

Wijzigingen in definities en meetmethodes

Er hebben het afgelopen verslagjaar geen wijzigingen plaatsgevonden in de definities die wij hanteren voor de KPIs.
Ten aanzien van emissiemetingen van sluipende lekkages zijn we bezig om de metingen nauwkeuriger te maken. We vergelijken daarom de gemeten emissies van de huidige (wettelijk) voorgeschreven methode, de EPA21, met meer nauwkeurige meetmethoden. Door dit te doen kunnen we wellicht in de toekomst voorstellen doen om de wettelijke voorschriften aan te passen om een meer nauwkeurig resultaat te verkrijgen.

Verificatie

Onze jaarrekening wordt in overeenstemming met wettelijke bepalingen door een externe accountant gecontroleerd. Daarnaast wordt de duurzaamheidsinformatie in het jaarverslag beoordeeld door een externe accountant. We laten deze duurzaamheidsinformatie beoordelen omdat we het belangrijk vinden dat er een beperkte mate van zekerheid aan deze informatie wordt toegevoegd voor de gebruiker van deze informatie. Hierbij wordt beoordeeld of de duurzaamheidsinformatie is opgesteld in overeenstemming met de GRI Standards, toepassingsniveau Core. De externe accountant rapporteert haar bevindingen middels een accountantsverslag en een assurance-rapport aan de Raad van Bestuur. Waar nodig neemt de Raad van Bestuur maatregelen om de rapportageprocessen omtrent niet-financiële informatie en de duurzaamheidsverslaggeving te verbeteren.

Het jaarverslag wordt opgesteld door de Raad van Bestuur en de daarin opgenomen jaarrekening wordt gecontroleerd door de externe accountant. Het jaarverslag wordt vervolgens ter beoordeling aangeboden aan de Raad van Commissarissen. Na een positief oordeel adviseren zij de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) de opgemaakte jaarrekening ongewijzigd vast te stellen. Het jaarverslag inclusief de jaarrekening wordt gepubliceerd binnen enkele dagen na behandeling in de AvA. 

Managementsystemen

We volgen de (inter)nationale wetgeving die op ons bedrijf van toepassing is. Daarnaast hanteren we eigen strenge eisen: in de ‘Gasunie Technische Standaards' zijn onze technische standaarden vastgelegd, in het ‘Commitment voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu' onze VGM-standaarden en in onze ‘Gedragscode’ staat wat we van onze medewerkers verwachten ten aanzien van integer, veilig en verantwoord handelen.

We beschikken over een klokkenluidersregeling (Regeling voor het omgaan met een vermoeden van een misstand) en hebben hiervoor een vertrouwenspersoon aangesteld. We hebben een klachtencommissie ingericht waar medewerkers terecht kunnen met eventuele klachten. Daarnaast kennen we vertrouwenspersonen voor diverse gebieden, onder meer ten aanzien van ongewenste omgangsvormen. Ook met de afhandeling van klachten uit onze omgeving gaan we zorgvuldig om.

Ons beleid op het gebied van veiligheid en milieu is ISO 14001 gecertificeerd.
We stimuleren standaarden binnen onze keten door deelname aan (inter)nationale werkgroepen, bijvoorbeeld op het gebied van groene netten en methaanemissies. Daarin doen we onderzoek en wisselen we kennis uit, met als doel van elkaar te leren. Sinds 2016 bekleden we het voorzitterschap van een Marcogaz-werkgroep die studies doet naar methaanemissies binnen de gastransportketen.

Verankering en verantwoordelijkheid MVO-beleid

Ons beleid en activiteiten op het gebied van MVO sluiten integraal aan bij onze strategische doelstellingen. De verantwoordelijkheid voor het MVO-beleid ligt bij het hoofd van de afdeling Strategie en Organisatie.

Business units en afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van MVO-beleid binnen hun aandachtsgebied. Als gevolg van de oprichting van de Regieteams onder de Raad van Bestuur is de MVO Task Force opgeheven. De verantwoordelijkheid voor twee MVO-speerpunten, footprintreductie en Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, is belegd bij het Regieteam Asset. De andere twee speerpunten, energietransitie en duurzame mobiliteit, zijn ondergebracht bij de afdeling Organisatie & Strategie. In 2017 is een MVO-coördinator aangesteld als aanspreekpunt binnen en buiten de organisatie, proces- en voortgangsbewaker bij de dagelijkse uitvoering van MVO en als aanjager in diverse werkgroepen.

De Raad van Bestuur stelt het beleid en de doelstellingen vast en draagt de verantwoordelijk voor beleid en prestaties op MVO-gebied. Het beleid wordt afgestemd met de Raad van Commissarissen. De Raad van Bestuur monitort en evalueert de voortgang van de resultaten door middel van rapportages en targets, en stuurt bij ten aanzien van materiële maatschappelijke aspecten waar nodig. De Raad van Commissarissen ziet hierop, en op de externe verslaggeving, toe.